Ziel und Motivation

Im zweiten Schritt “set in order” (auf Deutsch „Ordnung schaffen“ oder „Aufräumen“ nach dem 5A-Modell) sollen Ordner und Dateien so organisiert werden, dass Arbeitsbereiche in einem Projekt besser abgebildet werden und bestimmte Dateien leichter gefunden werden können. Dies führt zur Zeitersparnis beim Arbeiten mit den Daten und Mitarbeiter*innen oder später beteiligte Personen können sich schon auf den ersten Blick leichter in dem Projekt zurechtfinden.

Umsetzung

Zuerst sollte eine Ordnerstruktur angelegt werden, die den Arbeitsbereichen innerhalb eines Projekts entspricht. In den Wissenschaften sind dies meist Bereiche wie Finanzen, Präsentationen, Publikationen, Studien, Quellcode oder Literatur. Da eine Sortierung der Ordner nach Anfangsbuchstaben oft nicht sinnvoll ist, weil bestimmte Bereiche wichtiger sein können als andere, können die Namen der Ordner mit einer Zahl begonnen werden, um diese von dem Betriebssystem automatisch sortieren zu lassen. Das kann z.B. sein „01_studien“ und „03_publikationen“. Als Faustregel gilt weiterhin, dass möglichst auf einer Ebene alle Ordner überschaubar sind (also ca. 7 verschiedene Ordner) und nicht mehr als 3 Ordnerebenen in die Tiefe angelegt werden, damit man nicht unnötig tief in die Ordnerstruktur sich reinklicken muss, um an eine bestimmte Datei zu kommen.

Wie bereits im letzten Absatz angedeutet, spielt die Namenskonvention der Ordner und Dateien eine wichtige Rolle. Durch sie kann das System schon automatisch bestimmte Sortierungen vornehmen und als Mensch kann man bereits auf den ersten Blick erkennen, welche Inhalte der Ordner oder die Datei erwarten läßt. Damit man den Inhalt in einer Datei schnell erschließen kann, sollte der Name bereits Metaangaben beinhalten, wie z.B. das Veröffentlichungsdatum, die Autor*in oder Ersteller*in und den Titel. Indem eine Datumsangabe am Anfang des Dateinamens gestellt wird, in der Reihenfolge Jahr-Monat-Tag, kann das System auch diese bereits richtig zeitlich sortieren. Ein anderer Punkt ist die Verwendung der richtigen Zeichen. Je nach System oder Software, können verschiedene Zeichen im Namen zu Problemen bei der Verarbeitung von Dateien führen. Es wird deshalb empfohlen in Dateinamen nur Kleinbuchstaben, Unter- oder Bindestriche anstatt Leerzeichen und keine Sonderzeichen zu verwenden, wie Punkte oder Fragezeichen. Der Name für die Datei einer Publikation wäre zum Beispiel:
„20200316_tkfdm_fact_sheet_research_data_repositories“

Da Titel oder andere Metaangaben recht lang sein können, ist hier anzumerken, dass der Dateiname mit Pfad der Ordnerstruktur auf allen gängigen Systemen nicht länger als 255 Zeichen lang sein darf. Es sollte also darauf geachtet werden, möglichst kurze Beschreibungen zu verwenden.

Natürlich ist es nicht immer möglich bereits auf den ersten Blick zu erkennen, welche Dateien in welchen Ordnern zu finden sind. Es ist deshalb ratsam bereits in einem frühen Stadium des Projekts eine Readme-Datei, eine Wikiseite oder ähnliches anzulegen, die beschreibt, warum diese Ordnerstruktur gewählt wurde und wo man grob welche Dateien finden kann.

Ziel und Motivation

Im dritten Schritt “shine” (auf Deutsch „Glänzen“ oder „Arbeitsplatzsauberkeit“ nach dem 5A-Modell) soll die einmal geschaffene Ordnung erhalten bleiben. Typische Abweichungen vom Sollzustand können durch regelmäßige Kontrollen im Laufe der Zeit identifizieren werden. Nicht funktionsfähige Strukturen hingegen fallen schneller ins Auge und können angepasst werden.

Umsetzung

Es sollte in festgelegten Intervallen geprüft werden, dass die festgelegte Ordnung und Organisation aus den ersten beiden 5S-Schritten eingehalten bleiben. So können am Ende eines Arbeitstages oder nach Erreichen eines vorher definierten Meilensteins die neu hinzugekommen Dateien auf Vollständigkeit, korrekte Benennung sowie richtige Einordnung in die Struktur überprüft werden. Redundantes und/oder obsoletes wird gelöscht, nachdem verifiziert wurde, dass tatsächlich eine aktuellere Datei existiert und die vorliegende Datei nicht als Zwischenergebnis erhalten werden sollte. Diese Überprüfung stellt gleichzeitig sicher, dass die aktuellen Dateien auch tatsächlich die jeweils aktuellen Arbeitsergebnisse enthalten und nicht etwa neue Kopien älterer Dateien ausversehen vom System als die aktuellsten Versionen betrachtet werden.

Die Dokumentation des Projektes ist zu ergänzen, wenn neue Arbeitsschritte oder Programme eingeführt wurden oder innerhalb von Experimenten Variablen oder Messeinstellungen verändert wurden. Falls Arbeitsschritte innerhalb des Projektes nicht digital verlaufen, sondern auf Papier dokumentiert sind (z.B. Feldbeobachtungen, Rechnungseingang, etc.) ist eine Digitalisierung der Unterlagen zur Ablage in der vorhandenen Ordnerstruktur sinnvoll, um den Arbeitsplatz papierfrei und die Dokumentation vollständig digital zu halten. Ist das unpraktikabel, sollten zumindest der Ablageort und kurze Inhaltsangabe der Dokumente an der passenden Stelle als Verweis mitgeführt werden, um die Suche nach den physischen Materialien zu vereinfachen.

Damit das tägliche Aufpolieren der eigenen Arbeitsumgebung seinen Sinn voll erfüllt, ist es hilfreich, die Abweichungen des Ist- vom Sollzustand knapp zu dokumentieren. Treten zum Beispiel bestimmte Fehler bei der Ordnerbenennung und Zuordnung häufiger auf oder werden Strukturen zu groß und damit unübersichtlich, dann ist über eine Anpassung der Struktur nachzudenken oder über eine Veränderung der eignen Arbeitsumgebung, die das Einhalten der Struktur erleichtert.

Ziel und Motivation

Im vierten Schritt „Standardize“ (auf Deutsch „Standardisierung“ oder „Anordnung zur Regel machen“ nach dem 5A-Modell) wird eine Methode entwickelt, welche die neue Vorgehensweise unterstützt und zu einem Bestandteil der täglichen Arbeitsroutine macht. Es wird ein Standard erstellt, d.h. ein Best Practice dokumentiert, dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter folgen sollen. Der Standard beschreibt als festgelegte Regel oder Richtlinie kurz, prägnant und in verständlicher Weise den Arbeitsablauf. Um die Akzeptanz für die Umsetzung im Team zu erhöhen, ist es empfehlenswert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Standardisierungsprozess einzubeziehen und Einigung darüber zu erzielen wie Arbeitsprozesse zukünftig gestaltet werden. Außerdem sollte, falls vorhanden, auf etablierte Standards aus der Forschungscommunity zurückgegriffen werden.

Umsetzung

Zur Dokumentation der Standardvorgehensweise insbesondere für Arbeitsgruppen oder arbeitsgruppenübergreifende Konsortien, die in gemeinsamen Verzeichnissen arbeiten und/ oder häufig Dateien teilen, bietet sich die Erstellung einer SOPs (Standard Operation Procedure) an. Sie enthält als verbindliche textliche Beschreibung die standardisierte Vorgehensweise und ist meist in Zielstellung, Anwendungsbereich, Beschreibung des Arbeitsablaufs und Zuständigkeiten gegliedert. In der SOP kann die Organisationsstruktur und Bezeichnung von Ordnern und Dateien festgelegt, aber auch den Umgang mit dem etablierten Ordner- und Dateisystem beschrieben werden:

• Wie werden Ordner strukturiert?
• Wie werden Ordner und Dateien bezeichnet (File naming conventions)?
• An welche Stelle werden bestimmte Dateien abgelegt (z.B. Beschaffungsvorgänge unter dem Projektordner oder unter Finanzen)?
• Wer darf neue Ordnerstrukturen in gemeinsam genutzten Verzeichnissen erstellen?
• In welchen Formaten werden Dateien abgelegt?
• Welche internationalen und/oder disziplinspezifischen Standards werden übernommen und angewendet?

SOPs sollten zentral abgelegt und für alle Teammitglieder leicht verfügbar sein. Werden SOPs neu eigeführt, sollten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult werden. Readme Files können, alternativ zu einer ausführlichen SOP, ebenfalls die neue Vorgehensweise kurz zusammenfassen. Sie sollten bevorzugt als Textdatei in die entsprechenden Ordner abgelegt werden. Sie bieten sich auch für die Dokumentation der eigenen Arbeitsstandards an.

Für die Arbeit in großen Teams kann es sinnvoll sein die Zugriffsrechte auf bestimmte Ordner und Dateien zu begrenzen und bspw. diese nur mit Leserechten auszustatten. Arbeiten Personen aus verschiedenen Arbeitsgruppen beispielsweise an gemeinsam genutzten Laborgeräte-PCs, so kann ein Aushang am Arbeitsplatz, welcher in kurzer und visualisierter Form die Standards zusammenfasst, die Nutzer wiederkehrend an die neue Vorgehensweise erinnern und kollaboratives Arbeiten erleichtern. Alternativ kann das Einpflegen von Dateien auch als Standardaufgabe durch ausgewählte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter erfolgen, die bspw. für das zugeordnete Laborgerät verantwortlich sind.